Minä olin ennen valtiolla töissä. Työnkuvani virallinen nimike oli asiantuntija, mutta käytännössä tein kaikkea mahdollista, mikä liittyi raportointiin, kirjauksiin ja lukemattomiin järjestelmiin. Työpäiväni alkoivat usein kirjautumisilla kolmeen eri järjestelmään, jatkuivat projektien ja työvaiheiden kirjaamisella ja päättyivät matkalaskujen täyttämiseen — kaikki tietysti omissa ohjelmissaan ja omilla salasanoillaan.
Aloitin työaikakirjauksilla: Yksi järjestelmä oli kehitetty 90-luvulla, eikä se ollut sen jälkeen enää muuttunut. Näytöllä oli harmaita kenttiä ja välilehtiä, joiden nimet kuulostivat lähinnä yrityksen sisäiseltä kryptokieleltä. Joka kerta kun painoin “Tallenna”, sovellus kysyi, haluanko varmasti poistua. No, yleensä halusinkin.
Mutta työaikakirjaus ei suinkaan loppunut siihen. Koska työaikoja piti raportoida eri käyttötarkoituksia varten — budjettiseurantaan, hankeraportointiin ja henkilöstöhallinnon käyttöön — ne piti kirjata kolmeen eri järjestelmään. Oli ilmeisesti helpompaa ottaa käyttöön kolme eri järjestelmää kuin kehittää yhden raportointiominaisuuksia.
Yksi näistä järjestelmistä oli sellainen, joka oli alun perin suunniteltu massiivisten varastojen hallintaan – ajatus taisi olla, että jos sillä voi seurata tuhansia lavapaikkoja ja laivakontteja, niin kyllä sillä voi varmasti kirjata myös valtiolla työaikoja. Siltä se tuntuikin: ensin piti valita projekti, sitten aliprojekti, sitten työvaihe ja kustannuspaikka ja vielä erikseen ilmoittaa, oliko työ tehty “sisäisenä” vai “ulkona”. Kun kaiken tämän sai täytettyä, järjestelmä vaati luonnollisesti raportin vahvistusta kolmella eri painikkeella ja ainakin yhdellä pop-up-ikkunalla.
Viikon kohokohta oli yleensä kun sai tehdä matkalaskuja. Se tapahtui tietenkin omassa järjestelmässään. Jos teit virheen, esimerkiksi valitsit väärän matkustustavan, järjestelmä ei antanut palata takaisin korjaamaan, vaan lasku piti aloittaa alusta. Ei siinä mitään – aloitin sen usein alusta. Joskus jopa kolme kertaa yhden matkan takia.
Parasta oli, että jokaisen järjestelmän salasana oli eri, ja sen piti sisältää ainakin yksi numero, yksi iso kirjain, yksi pieni kirjain ja mielellään vielä viikon horoskooppi.
Eräässä kehittämispalaverissa joku nosti esiin, että järjestelmiä olisi hyvä yhtenäistää ja selkeyttää. “Yhtenäisyyttä ja selkeyttä,” kuului linjalta — mutta käytännössä se tarkoitti vain sitä, että sama käyttöliittymäväri ja logo lisättiin kaikkiin järjestelmiin, jotta ne näyttäisivät yhdenmukaisilta.
Jossain vaiheessa tajusin, että käytin enemmän aikaa järjestelmien hallintaan kuin varsinaiseen työhön. Olin muuttunut käyttäjäksi — mutta en sellaiseksi, jota järjestelmät palvelivat, vaan sellaiseksi, joka palveli järjestelmiä.
Nykyään yksityisellä puolella kirjaukset tehdään yhdellä alustalla, joka synkronoituu automaattisesti kalenterin ja työajan kanssa. Matkalaskujen tekeminen vie minuutin, ja jos teen virheen, painan “Takaisin” ja korjaan sen. Se ei kysy lupaa seitsemän kertaa. Nyt minulla on aikaa tehdä työni.
Enää en tee työtä järjestelmille, vaan ne tekevät työtä minulle.
Mottoni: Työkalut eivät ole työ – ne ovat työvälineitä.