Minä olin ennen valtiolla töissä. Tein ihan tavallista hallinnollista asiantuntijatyötä: Valmistelin päätöksiä, laadin lausuntoja ja osallistuin erilaisiin työryhmiin. Työ oli ihan kiinnostavaa, mutta jossain vaiheessa aloin nähdä toistuvia ongelmia, joita olisi voinut ratkaista melko yksinkertaisilla keinoilla — jos niitä olisi saanut kuuluviin.
Aloitetoiminta oli tästä erinomainen esimerkki. Sen julkilausuttu tarkoitus oli tukea työyhteisön kehitysideoita ja lisätä ketteryyttä. Todellinen rooli oli toinen: Ylläpitää illuusiota osallistamisesta ja tarjota työntekijöille turvallinen, hidas ja riittävän vaikea tapa kertoa, mikä arjessa ei toimi. Juuri siksi koko prosessi oli rakennettu estämään aloitteiden synty.
Käytännössä aloitejärjestelmä toimi lähinnä työntekijöiden turhautumisen kanavana. Kun työssä kertyi tarpeeksi kitkaa, turhaa byrokratiaa tai käsittämättömiä ristiriitoja, joku saattoi saada päähänsä jättää aloitteen. Ei siksi, että olisi uskonut sen toteutuvan – vaan siksi, että sai edes hetken tuntea tehneensä jotain asioiden eteen.
Aloitteen jättämiseen vaadittiin kustannuslaskelma, riskianalyysi ja vähintään kolme nimettyä kannattajaa, joista mielellään yksi ylätason esimies – mutta ei liian korkea, ettei asia karkaisi käsistä. Lisäksi oli täytettävä lomakkeet ja ladattava liitteet järjestelmään, joka toimi vain Internet Explorerin versiolla 9.
Sitten alkoi lausuntokierros.
Lausunnot eivät koskaan keskittyneet siihen, voisiko aloite hyödyttää organisaatiota. Niiden pääasiallinen tehtävä oli selvittää, miksi ehdotusta ei kannata toteuttaa – eikä niinkään sisällön takia, vaan sen mahdollisten seurausten. Lausuntoja pyydettiin asiantuntijoilta, joiden näkökulma oli usein sama: “Tämä saattaa johtaa lisäselvityksiin ja minulla on jo ihan tarpeeksi tekemistä.”
Päätavoite ei ollut arvioida kehitysmahdollisuuksia, vaan minimoida häiriöitä omassa työssä. Tyypillisiä lausuntojen sävyjä olivat:
- “Toteutus saattaisi aiheuttaa koulutustarpeita.”
- “Aihe ei kuulu yksikkömme prioriteetteihin.”
- “Yhtenäinen käytäntö vaatii laajempaa strategista pohdintaa.”
- “Resurssit eivät riitä ehdotuksen vaikutusten arviointiin.”
Jopa lausunnon laatiminen nähtiin vaivalloisena. Yksi kollega tiivisti sen hyvin:
Tässä vaiheessa on helpompi vastustaa kaikkea, niin ei tarvitse vahingossa tukea mitään.
Tämän jälkeen aloite käsiteltiin ensin työyhteisön sisällä. Siellä se saattoi vielä muokkautua tai parhaassa tapauksessa hautautua. Jos se selvisi tästä, se eteni keskusaloitetoimikunnan käsittelyyn – elimeen, joka kokoontui muutaman kerran vuodessa ja jolle aloitteiden vanhentuminen ennen päätöksentekoa oli enemmän sääntö kuin poikkeus.
Yksi aloitteistani ehti olla siellä 2,5 vuotta. Kun vastaus lopulta tuli, se kuului: “Vastaava on jo käsittelyssä.”
Toinen hylättiin kuudessa kuukaudessa, perustelulla: “Ei täytä aloitteen tunnusmerkkejä.”
Kun kysyin, mitkä nämä tunnusmerkit ovat, sain linkin intran ohjesivulle. Linkki johti virheilmoitukseen. Myöhemmin sain kuulla, että ohjesivu oli poistettu, koska “tunnusmerkit aiheuttivat tulkintaongelmia.”
Mutta kerran, yksi aloite meni läpi. Sen kunniaksi minut kutsuttiin henkilökohtaisesti koko viraston yhteiseen henkilöstöjuhlaan, jota järjestettiin vuosittain juhlasalissa entisen koulukeskuksen tiloissa. Ohjelmassa oli kahvia, makea kahvileipä, powerpoint-esityksiä ja henkilöstön palkitsemisia. Tunnelma oli virallinen mutta etäisesti hämmentynyt – kuin olisi unohtunut, miksi ollaan paikalla, mutta protokolla vaati kaikkien pakollista läsnäoloa.
Ohjelman loppupuolella siirryttiin “kehittymistä edistävien aloitteiden huomioimiseen”. Juontaja kutsui minut lavalle ja aluejohtaja ojensi minulle diplomiksi nimetyn A4-arkin, joka oli tulostettu kopiopaperille ja sujautettu muovitaskuun.
Diplomissa luki:
KUNNIAKIRJA
Jari Vuorkoski
Osallistumisestasi aloitetoimintaan ja kehitysmyönteisestä asenteesta
Päiväys väärin ja yksi kirjain nimessäni puuttui.
Ihmiset taputtivat kohteliaasti. Kukaan ei tiennyt pitäisikö hymyillä vai pysyä neutraalina. Istuin takaisin paikoilleni muovitasku sylissäni ja mietin, oliko tämä hetki, jolloin minun pitäisi tuntea ylpeyttä vai nolostusta.
Muutamaa kuukautta myöhemmin huomasin, että palkittu aloite ei ollut edennyt mihinkään. Se oli hiljaa unohdettu. Myöhemmin sain kuulla, että samaa asiaa “käsiteltiin jo toisessa prosessissa” – toisin sanoen se oli kadonnut johonkin, mistä sitä ei enää löytynyt.
Jossain vaiheessa tajusin, että järjestelmä oli rakennettu niin, että mitään ei oikeastaan kuuluisi tapahtua. Paras aloite oli se, jota ei koskaan jätetty.
Lopulta huomasin, että ideat eivät loppuneet – mutta kärsivällisyys kyllä. Kun mikään ei koskaan edennyt pidemmälle kuin muovitaskuun, päätin itse liikkua eteenpäin. Vaihdoin yksityiselle puolelle, jossa ideat eivät tarvitse kolmea allekirjoitusta, neljää liitettä ja kustannuslaskelmaa, vaan joskus riittää hyvä perustelu ja kokeilu. Hyvä idea testataan nopeasti, ja jos se toimii, se otetaan käyttöön. Meillä ei ole keskusaloitetoimikuntaa – meillä on ihmisiä, jotka haluavat, että asiat toimivat paremmin.
Mottoni: Jos aloite nähdään uhkana, ei organisaatio kaipaa kehitystä – vaan herätyskelloa.